Mapear processos vai muito além de apenas desenhar linhas e caixinhas em um fluxograma ou nas famosas planilhas. Talvez você ou seu time já tenha até se perguntado: “vou desenhar, e depois, coloco em um quadro? Como vou usar?”
Mas antes de nos aprofundarmos nesse tema, uma outra pergunta que talvez você já tenha se feito: por que criamos mapas? Para que servem, afinal? Bem, nada surge do nada, e o mapa surgiu da necessidade de nos orientarmos no mundo, entendermos onde estamos e para onde queremos ir.
Começando do começo: o início dos mapeamentos
Um dos primeiros a organizar esse conhecimento foi Ptolomeu, um gênio da Grécia antiga. Ele criou mapas que influenciaram a cartografia por séculos, ajudando as pessoas a encontrarem caminhos seguros. Sem um mapa, o risco de se perder, de tomar o caminho mais longo, era muito maior.
No entanto, assim como tudo evolui, o conceito de mapas também se transformou. Hoje, com o GPS, não só sabemos onde estamos indo, mas também podemos visualizar o tempo de chegada, prever obstáculos e até ajustar o caminho durante a jornada.
Essa evolução, do simples mapa ao sofisticado GPS, reflete uma abordagem mais abrangente, onde saber o caminho é apenas uma parte da equação.
O mesmo acontece com o mapeamento de processos de uma organização. Processos bem mapeados não só mostram onde e como chegar, mas também medem a eficiência da caminhada e permitem ajustes ao longo do percurso para garantir o sucesso. Novos caminhos podem surgir para tornar a chegada ainda mais rápida, ou passar por caminhos para que o resultado seja ainda mais valioso.
Para começarmos, vamos traçar alguns objetivos:
- Definir Objetivos: Saber Onde Chegar
No GPS precisamos de um destino para traçar a rota, certo? No mapeamento de processos, o primeiro passo é definir objetivos claros. Saber exatamente onde você quer chegar é essencial para guiar as ações da equipe e garantir que todos os esforços estejam alinhados e assertivos. Sem objetivos definidos, sua empresa pode seguir por caminhos escuros, desperdiçando tempo e recursos.
- Estabelecer Métricas: Medindo o Progresso
Com os objetivos definidos, o próximo passo é criar métricas que permitam acompanhar o progresso. O GPS informa se você está dentro do tempo previsto ou se há desvios no caminho, os indicadores de performance no mapeamento de processos ajudam a medir se o caminho está fluindo corretamente. Essas métricas são fundamentais para garantir que o processo não só funcione, mas também entregue valor de maneira eficiente.
- Encontrar a Estrada Certa: Buscando a Rota mais Assertiva
Nem sempre o caminho mais curto é o melhor. Assim como o GPS muitas vezes sugere rotas alternativas para evitar congestionamentos, o mapeamento de processos permite identificar ineficiências. A partir disso, sua empresa pode encontrar a melhor estrada para seguir e alcançar os objetivos, otimizando todo o fluxo de trabalho.
- Monitoramento e Ajustes: Flexibilidade ao Longo do Caminho
Mesmo com um bom planejamento, a necessidade de ajustes no caminho é inevitável. O GPS ajusta automaticamente a rota quando algo muda, e o mapeamento de processos permite a mesma flexibilidade. Quando monitoramos o desempenho dos processos, conseguimos identificar desvios ou mudanças no ambiente e rapidamente ajustar as operações para garantir que o resultado seja atingido.
- Melhorando a Interação e Sinergia
Com processos mapeados, toda a equipe sabe quem faz o quê e quando. O mapeamento de processos melhora as interações internas e promove uma comunicação mais clara. Isso elimina mal-entendidos e retrabalhos, permitindo que a equipe fique cada vez mais sincronizada.
- Retenção e Formalização do Conhecimento
Finalmente, o mapeamento de processos permite reter e formalizar o conhecimento. Quando os processos são documentados e claros, o conhecimento não fica restrito a poucas pessoas. Isso garante continuidade e eficiência, mesmo em caso de mudanças na equipe, férias, entre outros. O processo continua funcionando e novos colaboradores podem ser integrados rapidamente.
O Papel da blwinner na construção desse mapa
Na blwinner, trabalhamos para que o mapeamento de processos seja feito sempre com o suporte de padrões internacionais de gestão, como a ISO 9001. Isso garante robustez e segurança na execução dos processos, permitindo que sua empresa alcance seus objetivos da melhor forma possível. Fale com o nosso time para te ajudar a mapear.
