Vamos ser sinceros: criar procedimentos pode parecer um pesadelo. Você já se sentiu perdido ao tentar documentar um processo que parece óbvio na sua cabeça, mas quando vai colocar no papel fica complicado? Ou talvez tenha deixado pra depois, achando que é só uma formalidade. Mas, o que acontece quando um colaborador essencial sai de férias e ninguém mais sabe o que fazer? O caos! E é exatamente aí que entra a importância de um bom procedimento.
Neste artigo, vamos direto ao ponto: como você pode criar procedimentos claros, simples e eficazes, que realmente façam a diferença no seu dia a dia – e o melhor, sem complicações.
1. Tire o conhecimento da cabeça e coloque no papel
Imagine isso: um funcionário-chave da sua empresa se afasta, e de repente tudo começa a dar errado porque ninguém mais sabe como executar aquela tarefa crucial. Esse é o risco que você corre quando o conhecimento fica guardado na cabeça de uma única pessoa.
Um bom procedimento resolve isso. Ele transfere esse conhecimento para o papel (ou para a nuvem, porque estamos no século 21, certo?) e garante que qualquer pessoa possa continuar o trabalho sem tropeços. O seu processo está seguro, e a sua equipe também.
2. Padronização: o segredo para não depender da sorte
Você não quer que a qualidade do seu trabalho dependa de quem está no comando naquele dia, certo? A padronização faz com que qualquer pessoa que siga o procedimento chegue ao mesmo resultado, independentemente de experiência ou familiaridade com a tarefa. Isso evita erros, falhas e aquele temido retrabalho. É a receita para garantir qualidade constante, não importa quem está na linha de frente.
3. E quanto à ISO 9001? Realmente preciso de procedimentos?
A ISO 9001:2015 não exige mais uma lista enorme de procedimentos documentados como nas versões anteriores. Mas isso significa que você está livre dessa tarefa? Não exatamente. A norma deixa claro que é preciso documentar informações críticas que garantam a consistência dos seus processos. A ideia não é sobrecarregar sua empresa com papelada, mas sim garantir que aquilo que é importante seja registrado e seguido à risca.
4. Existe um formato ideal?
Esqueça os modelos engessados. O procedimento ideal é aquele que funciona para você. Pode ser um texto simples, um fluxograma, ou até uma checklist. O importante é que quem vai usar entenda claramente o que precisa ser feito. O procedimento tem que ser um guia prático, e não um manual complicado que ninguém vai ler.
5. Só documente o que realmente importa
Nem tudo precisa virar um procedimento. Pergunte-se: “Se essa tarefa não for documentada, pode sair fora de controle?” Se a resposta for sim, mãos à obra. Mas, se for só para “cumprir tabela”, talvez seja melhor focar naquilo que realmente impacta o dia a dia da empresa. Menos é mais, desde que você faça isso com inteligência.
6. Simplicidade é poder
Não tente impressionar com palavras difíceis. Fale a língua de quem vai executar o processo. Quanto mais simples e claro for o procedimento, maiores as chances de ele ser seguido corretamente. Pense em passo a passo, sem enrolação. Quanto mais direta a linguagem, menor a margem para erros.
7. Envolva a galera que coloca a mão na massa
Quem melhor para te ajudar a criar um procedimento eficiente do que quem realmente vai executá-lo? Envolver a equipe nesse processo traz insights valiosos que você nem imaginava e ainda garante que o procedimento faça sentido na prática.
Comece a criar procedimentos
Escrever um procedimento é muito mais do que cumprir exigências. É sobre garantir que sua empresa não pare, independentemente de quem está presente. É uma maneira de capturar o conhecimento e padronizar processos, assegurando que os resultados sejam sempre consistentes e de alta qualidade. Pronto para começar? Vamos juntos!
